Come organizzare e pianificare la giornata di lavoro

6' di lettura Senigallia 03/08/2020 - Sapere come organizzare la giornata di lavoro è estremamente importante per il successo professionale e personale. Qualsiasi persona che dedica tempo ad una determinata attività ha bisogno di staccare la spina ogni tanto, gestire lo stress nei momenti più tesi e faticosi sembra un’impresa difficile ma è necessario per ritrovare la serenità e l’equilibrio.

Dimmi se anche tu ti ritrovi a vivere questi momenti durante la giornata. La sveglia squilla, è ora di alzarsi e prendere in mano la sfida del giorno, si fanno le solite cose prima di iniziare la giornata, si gira per le varie stanze per le proprie necessità, non manca mai un buon caffè: di prima mattina è come una pacca sulla spalla.

Si esce, si monta in macchina o in qualsiasi altro mezzo per raggiungere il lavoro, in giro per strada c’è il caos, quei minuti passati per la strada determineranno tutta la giornata, i clacson suonano, suonano ininterrottamente, la gente bisogna capirla, spesso non abbiamo alternativa se non appunto...capirla.

Il telefono incomincia a squillare, dal momento della sveglia ad ora si percepisce solo la fretta, le cose non vanno, non vanno sempre bene, tu che fai? Credo che bisogna interpretare bene la filosofia del fare, io sono uno di quelli che è convinto che bisogna darsi da fare e non mollare mai, ma dicendo questo sono anche contrario al fare tutto ininterrottamente senza pianificare nulla.

E’ molto importante pianificare e organizzare la giornata lavorativa per non arrivare alla sera sfiniti senza aver combinato nulla. Quando ti metti in viaggio, per lavoro o vacanza, per esepio in Australia, prendi l’aereo, ma non succede mai se non in casi di urgenza o di completa pazzia, che ti presenti all’aeroporto senza il biglietto, ma l’hai comprato prima, hai addirittura guardato itininerari, pianificato visite ai musei. Poi ci sono le valigie, se porti tuo figlio con te, prepari la sua valigia con cura e controlli tante volte per essere definitivamente sicuro che non manchi nulla, anche in questo caso non ti ritroverai mai a farla un’ora prima della partenza dell’aereo.

Impara a fermarti per pianificare ogni dettaglio

Quando sei dentro un’idea, non devi partire a tutta velocità, devi prima di tutto FERMARTI, valutare e pianificare i dettagli, ricontrollare e pianificare la giornata con tutti i dettagli…ancora un ultimo controllo e…VIA SI PARTE!! Pianifica con attenzione ogni dettaglio della giornata. Devi staccare per un po’, la cosa buffa è che non sei capace di stare fermo, ti sembra di perdere tempo, di perdere terreno nei confronti degli altri, ti senti in colpa se passi un’intera giornata a organizzare il lavoro, a pianificare la tua idea, se ti prendi un giorno o un’ora tutti giorni, vedrai che grande investimento di tempo hai fatto. fare senza pianificare, questo è sbagliato, controproducente, non ti porta a nulla se non a caricarti di stress.

Raggiungere un grande obiettivo passa attraverso una pianificazione dettagliata giorno dopo giorno, improvvisarsi è una follia, è una partita persa prima di incominciare, fermarsi per studiare le migliori strategie è una scelta intelligente che ti consiglio di fare. Staccare la spina, fermarsi, riflettere e studiare ti porta a conquistare mete che ora ti sembrano irraggiungibili. Se stacchi per un pò i tuoi pensieri cambieranno, diventeranno più morbidi, sarai meno negativo verso te stesso e verso gli altri, nella testa i pensieri girano in continuazione, senza dargli un significato e un ordine si trasformano in caos e nel caos si fanno gravi errori. Pianifica l’idea, rilassati e smetti di correre senza una meta.

L'era digitale ha portato quasi tutti quanti in una confusione totale, il disordine mentale che sentiamo è impressionante e la fatica a spegnere questo meccanismo è veramente impossibile. La pressione è tanta, l'aspettativa che gli altri e il mercato ha su ognuno di noi è divnetata schiacciante, è anche vero che lasciando da parte cioò che utile da ciò che è veramente importante e organizzando al meglio la giornata, aumenta in maniera esponenziale la produttività, creatività ed efficienza.

Fare il punto di dove si è in questo istante

Fermarsi a scrivere e fare il punto di dove si è e di dove si vuole andare ha un impatto profondo sulla gestione, non solo della giornata, ma del proprio futuro. L'abitudine di tenere tutto nella testa è frastrante, le cose che ci arrivano sono tantissime ed è impossibile ricordarle e gestirle solo nella mente. E' importante scrivere, fare una lista, come meglio uno si trova. per ogni cosa scritta valuta tutti gli aspetti, inserisci nel piano quando dovrai fare quella determinat cosa, se è buona per te e se possibilimente è possibile delegarla. Vedrai che escono fuori tante di quelle cose che ora sono ferme nella tua testa che ti stupirai. Scrivendo si attiva il meccanismo delle soluzioni, avrai una cosa in meno a cui pensare, oppure avrai indicato anche una data per quando pensarci e definire un eventuale piano.

Elimina le distrazioni

Le distrazioni ti portano ogni volta fuori dal percorso che vuoi raggiungere. Quando fai una cosa concentrato solo su quello, disattiva tutte le notifiche, spegni il telefono, non guardare alle email, non farti interrompere, non pensare ad altrom non farti distrarre da rumori, cose o persone che passano vicino a te. In caso abituati a prendere una pausa di 10 minuti ogni volta che hai finito una qualsiasi attività che sia durata almeno 40 minuti. Se un collega di interrompe digli che gli dedicherai 10 minuti non appena hai finito la tua attività, se permetti ad ogni cosa di farti distrarre il caos si impossesserà di ogni tuo minuto e non risucirai mai concentrarti e lascerai tante attività aperte.

Liberati da tutto ciò che non è necessario

Fai solo quello che per te è importante, impara a dire di no se per te non è buono. Non è vero che non abbiamo tempo, la verità è che siamo bravissimi a sprecarlo impiegandolo male, dicendo si a chiunque, facendo qualsiasi cosa che in realtà non vogliamo fare. Quante volte si frequentano persone solo perchè non si riesce a dire di no? Questa è un'abitudine che porta via tempo utile ad altre attività. La maggior parte di quello che facciamo, se ci si pensa, non è poi così importante, il tempo è qualcosa che non torna mai indietro, il tempo perso non si recupera.

Concludi per fine giornata tutto quello che hai pianificato di fare

Coltivare l'abitudine di finire l'attività iniziata è molto importante, così come abituarsi a non iniziare nessun'altra attività se prima non si è conclusa quella precedente. All'inizio non è facile, provandoci sarà particolarmente frustante visto l'abitudine di essere multitasking. Come ogni buona abitudine bisogna dedicare tempo e tutta l'energia che serve per far si che diventi un'attività automatica, così come respirare, sarai talemente abituato a finire ogni attività iniziata che non arriverai a fine giornata con la sensazione di non aver fatto nulla. Farsi prendere dall'ansia di fare tantissime cose per arrivare a fare tutto ti porterà solo ansia e frustrazione. Per arrivare in fondo, serve metodo e disciplina, incomincia un pò alla volta, vedrai che organizzare una giornata e pianificare qualsiasi attività sarà facile, come respirare.